Capitolo 2 : Uso della formattazione

Cos'è una formattazione?

Il termine formattazione si riferisce alle modifiche che vengono apportate all'aspetto del nostro documento. Ogni volta che si sottolinea una parola, impostiamo un paragrafo in corsivo, visualizziamo un elenco in una tabella o modifichiamo i margini della pagina, stiamo lavorando con la formattazione. Esistono due diversi metodi per applicare i comandi di formattazione di Word. La differenza dipende se vogliamo formattare del testo esistente in un documento, o del testo che stiamo per scrivere.

Per formattare un testo esistente, dovremo innanzitutto selezio­narlo  e poi eseguire i comandi di formattazione. Le modifiche di formattazione han­no effetto solo sul testo selezionato.

Per formattare un testo nuovo, spostiamo il punto di inserimen­to nella posizione in cui vogliamo far apparire il testo, quindi eseguiamo i comandi di formattazione. Le modifiche di format­tazione avranno effetto sul testo che digiteremo.

Il termine formattazione di carattere, invece, si riferisce agli attributi che vengono applicati ai singoli caratteri in un documento. Di­mensione, sottolineatura, corsivo e grassetto sono degli esempi di formattazione di carattere. Per modificare i font, procedere come segue:

1.  Selezioniamo il testo da modificare. Se il testo selezionato contiene solo un singolo font e dimensione, verranno visualizzati i corrispondenti parametri sulla barra degli strumenti Formattazione. Se in­vece contiene più di un font o dimensione, le caselle saran­no vuote.

2.  Per modificare il font, apriamo l'elenco a discesa Tipo di carat­tere nella barra degli strumenti Formattazione  cliccando sulla freccia posta accanto alla casella.

3.  Facciamo clic sul nome del font desiderato.

4.  Per cambiare la dimensione apriamo l'elenco a discesa Dimensione carattere dalla barra degli strumenti Formattazione e selezioniamo la dimensione desiderata.

Gli attributi di grassetto, sottolineato e corsivo possono essere applicati da soli o in combinazione tra loro.

Per applicare degli attributi al testo, seguire questa procedura:

1.  Spostiamo il punto di inserimento nella posizione in cui inten­diamo digitare il nuovo testo.

2.  Facciamo clic sui pulsanti della barra degli strumenti Formattazio­ne per applicare le formattazioni che desideriamo: grassetto; corsivo o sottolinea­to.

3.  Digitiamo il testo.

4.  Per disattivare l'attributo facciamo nuovamente clic sul pulsante.

Per modificare un testo esistente, dobbiamo prima selezionarlo e quindi seguire la stessa procedura.

MARGINI ED INTERLINEA

Word fornisce margini ed interlinea predefiniti ma, possiamo modificarli adattandoli alle nostre esigenze.

Possiamo impostare i margini sinistro e destro con il righello: se non è visualizzato, selezioniamo Visualizza Righello per farlo apparire.

Le impostazioni dei margini effettuate con il righello valgono per l'intero documento. La barra bianca sul righello mostra le imposta­zioni dei margini correnti. Per modificare i mar­gini, puntare sull'indicatore di margine (i lati verticali agli estremi della barra bianca del righello e non i piccoli triangoli), il puntatore del mouse si trasformerà in una freccia orizzontale a due punte, premere il tasto sinistro del mouse e trascinare il margine nella nuova posizione. Questa sarà la distanza che avremo col margine della pagina.

I triangoli presenti sul righello, sono gli indicatori di rientro. Se preferiamo non utilizzare il righello, o vogliamo immettere dei valori specifici, possiamo impostare i margini sinistro e destro utilizzando la finestra di dialogo. Inoltre questa tecnica ci permette di impostare i margini solo ad una parte del documento.

1.  Se vogliamo che i margini valgano solo per una parte del documento, spostiamo il punto di inserimento nella posizione dove vogliamo che inizi la nuova impostazione del margine.

2.  Selezioniamo File, Imposta pagina..., quindi facciamo clic sulla scheda Margini per visualizzare le opzioni dei margini.

3.  Nella casella di valore Sinistro facciamo clic sulle frecce per incre­mentare o decrementare il margine sinistro. Il valore numerico è la distanza espressa in centimetri tra il limite sinistro del foglio e il limite sinistro del testo. La pagina di esempio raffigurata nella sezione Anteprima mostra come appariranno le impostazioni una volta stampato il documento. Ripetiamo la cosa per il margine destro.

4.  Apriamo l'elenco a discesa Applica a: e selezioniamo in quale parte del documento i nuovi margini devono essere impostati: Intero documento oppure Da questo punto in poi.

5.  Selezioniamo OK.

Possiamo utilizzare la finestra di dialogo Imposta pagina per modificare anche i margini superiore e inferiore. Questi margini indicano la distanza tra il testo e il limite superiore o inferiore del foglio. Come per i margini sinistro e destro, anche le impostazioni dei margini superiore e inferiore valgono per l'intero documento.

L'interlinea regola la distanza tra le righe di testo. Per i vari di tipi di documento ci sono differenti tipi di spaziatura. Se vogliamo stampare il nostro documento sul minor numero di pagine possibile utilizziamo l'interlinea singola in modo da avvicinare tra loro le righe di testo.

Word ci offre numerose opzioni di interlinea. Le modifiche apportate all'interlinea valgono per il testo selezionato, se non è stato selezionato alcun testo, varranno per il paragrafo corrente e per il testo che digiteremo dal punto di inserimento in poi.

Per modificare l'interlinea, seguire questa procedura:

1.  Selezioniamo Formato, Paragrafo... per visualizzare la finestra di dialogo Paragrafo.

2.  Se è necessario, facciamo clic sulla scheda Rientri e spaziatura.

3.  Apriamo l'elenco a discesa Interlinea e selezioniamo la spaziatura desiderata. La interlinea Singola (1,5 righe) e Doppia si spiegano da sole. Le altre impostazioni sono le seguenti.

4.  Esatta: Lo spazio tra le righe sarà esattamente il valore in punti che immetteremo nella casella Valore.

5.  Minima: Lo spazio tra le righe non sarà mai inferiore al valore che immetteremo nella casella Valore; Word aumenterà lo spazio quanto basta se una riga contiene caratteri più grandi.

6.  Multipla: Modificherà la spaziatura a seconda del valore che immetterete nella casella Valore.

Immettere per esempio il valore 1,5 per aumentare la spaziatura di una volta e mezza, mentre immettere 2 per raddoppiare l'interlinea.

Altra grande importanza hanno le tabulazioni.

Cosa sono le tabulazioni?

Le tabulazioni ci forniscono un sistema per regolare l'allineamento verticale dei rientri del testo nel nostro documento. Quando premiamo TAB, Word inserisce una tabulazione nel documento, la quale sposta il cursore (e qualsiasi testo posizionato alla sua destra) al punto di tabulazione successivo. Word imposta dei punti di tabulazione predefiniti ad un intervallo di 1,25 centimetri lungo la larghezza della pagina, ma possiamo modificarne la posizione e regolarne il tipo di allineamento.

I punti di tabulazione

Esistono quattro tipi di punti di tabulazione, ognuno dei quali allinea il testo in modo differente.

Allineamento a sinistra: Il limite sinistro del testo viene allineato al punto di tabulazione. Word per default imposta questo tipo di allineamento.

Allineamento a destra: Il limite destro del testo viene allineato al punto di tabulazione.

Allineamento centrato: Il testo viene centrato rispetto al punto di tabulazione.

Allineamento decimale: Le virgole decimali vengono allineate al punto di tabulazione (si usa per allineare i numeri in colonna).

Non possiamo eliminare i punti di tabulazione predefiniti, ma possiamo modificare lo spazio tra di loro. Ecco i passi da seguire.

1.  Selezioniamo Formato, Tabulazioni... per visualizzare la finestra di dialogo Tabulazioni.

2.  Nella casella di valore Tabulazioni predefinite facciamo clic sulle frecce per incrementare o decrementare lo spazio tra i punti di tabulazione predefiniti.

3.  Selezioniamo OK.

I punti di tabulazione predefiniti valgono per l'intero documento.

Se i punti di tabulazione predefiniti non sono adatti alle nostre esigenze, possiamo anche aggiungere dei punti di tabulazione personalizzati, ma rimandiamo ad un corso più approfondito.

ALLINEARE IL TESTO

Il rientro ci permette di regolare lo spazio tra il testo e i margini sinistro e destro della pagina.

Contrariamente ai margini, il rientro opera su singole righe e piccoli blocchi di testo. Possiamo impostare rientri diversi per il margine sinistro e quello destro, e per la prima riga del paragrafo.

Un rientro è lo spazio tra i limiti del  paragrafo e i margini della pagina.

Mentre trasciniamo l'indicatore viene visualizzata una linea verticale punteggiata per tutto il documento mostrando la sua nuova posizione.

Per modificare il rientro della prima riga di un paragrafo, trascinare l'indicatore di rientro della prima riga nella posizione desiderata.

Per modificare il rientro di tutte le righe di un paragrafo, ec­cetto la prima. trascinate l'indicatore di rientro sinistro nella posizione desiderata (questo tipo di rientro viene definito rientro sporgente).

Per modificare il rientro di tutte le righe di un paragrafo, trascinare l'indicatore di rientro (sinistro o destro) nella posizione desiderata.

Se selezioniamo uno o più paragrafi prima di modificare i rientri, i nuovi rientri verranno applicati solo ai paragrafi selezionati. In caso contrario, i nuovi rientri verranno applicati solo ai paragrafi che digiteremo dal punto di inserimento in poi.

Se si preferisce, possiamo impostare i rientri utilizzando una finestra di dialogo.

1.  Selezioniamo Formato, Paragrafo... per visualizzare la finestra di dialogo Paragrafo, quindi facciamo clic sulla scheda Rientri e spaziatura per portarla in primo piano, nel caso sia necessario.

2.  Nella sezione Rientri facciamo clic sulle frecce della casella di valore A sinistra o A destra per aumentare o diminuire le impostazioni dei rientri. Per impostare un rientro alla prima riga o un rientro sporgente, selezioniamo il tipo di rientro nell'elenco a discesa Speciale, quindi immettiamo un valore nella casella Rientra di. La sezione Anteprima mostra come appariranno le impostazioni correnti.

3.  Selezioniamo OK. Le nuove impostazioni verranno applicate a qualsiasi paragrafo selezionato o al nuovo testo.

Word  offre i seguenti quattro tipi di allineamento.

Allineamento a sinistra     Centra.

Allineamento a destra    Giustifica. 

Per modificare l'allineamento (detto anche giustificazione)di uno o più paragrafi, selezioniamo prima il paragrafo da modificare, e quindi facciamo clic su uno dei pulsanti di allineamento della barra degli strumenti Formattazione. 

Ogni documento di Word è basato su un modello. Ora impareremo a creare un nostro modello personale, o a modificarne uno esistente.

Per creare dal nulla un nuovo modello, seguire questa procedura.

1.  Selezioniamo File, Nuovo... La finestra di dialogo Nuovo verrà visualizzata mostrando le icone dei modelli.

2.  Portiamo in primo piano la scheda Generale e facciamo clic sul pulsante di opzione Modello.

3.  Assicurarsi che l'icona Documento vuoto sia selezionata.

4.  Facciamo clic su OK. Sullo schermo apparirà un documento vuoto con un nome di default, per esempio Modello1.

5.  Inserire il testo e gli altri elementi che vogliamo facciano parte del modello. Applichiamo al testo la formattazione preferita e creiamo tutti gli stili da includere nel modello.

6.  Selezioniamo File, Salva. La finestra di dialogo Salva con nome verrà visualizzata.

7.  Nella casella di testo Nome file digitiamo un nome descrittivo del modello di non più di 256 caratteri.

8.  Facciamo clic su OK. Il modello verrà salvato con il nome specificato pronto da utilizzare ogni volta che apriamo un nuovo documento.

Se invece vogliamo modificare un modello esistente possiamo recuperare da disco qualsiasi modello esistente, modificarlo e poi salvarlo con un altro nome. Le modifiche effettuate su un modello non vengono apportate ai documenti che sono stati creati basandosi sul quel modello prima di essere stato modificato.

LA FORMATTAZIONE AUTOMATICA

Cos'è la formattazione automatica?

La funzione di formattazione automatica si riferisce all'abilità di Word di analizzare la struttura di un documento, di riconoscere alcuni elementi comuni, quali per esempio il corpo del testo, le intestazioni, gli elenchi puntati e le citazioni, e quindi di applicare ai vari elementi l'appropriato stile per creare un documento formattato in un modo più attraente.

Oltre all'applicazione degli stili, la formattazione automatica può rimuovere gli "invii" in eccesso tra i paragrafi, creare gli elenchi puntati ed altre cose ancora.

Possiamo applicare la formattazione automatica a tutto o a parte del nostro documento.

1.  Per formattare parte di un documento, selezioniamo il blocco di testo, mentre per formattare l'intero documento posizioniamo il cursore in un punto qualsiasi del documento.

2.  Selezioniamo Formato, Formattazione automatica..., quindi facciamo clic su OK. Word analizzerà e riformatterà il documento, quindi visualizzerà la finestra di dialogo Formattazione automatica.

3.  Utilizziamo la barra di scorrimento verticale per far scorrere il documento ed esaminare la nuova formattazione. La finestra di dialogo rimarrà visualizzata; posizioniamoci sulla barra del titolo e trasciniamo la finestra di dialogo in un'altra parte dello schermo se ci ostruisce la vista del documento.    

4.  Selezioniamo Rifiuta tutto per annullare tutte le modifiche di formattazione e tornare al documento come era originariamente. Facciamo clic su Accetta per accettare tutte le modifiche. Selezioniamo Rivedi modifiche... se vogliamo rivedere le modifiche e accettarle o rifiutarle individualmente.

La funzione di formattazione automatica possiede numerose impostazioni. Possiamo modificare queste opzioni per adattarle alle nostre esigenze.

1.  Selezioniamo Strumenti, Opzioni... per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni.

2.  Facciamo clic sulla scheda Formattaz. autom. per visualizzare le sue opzioni.

3.  Attivare il pulsante di opzione Formattazione automatica nella sezione Mostra le opzioni per.

4.  Attivate o disattivate le opzioni per regolare quali elementi del documento saranno oggetto della funzione di formattazione automatica.

5.  Selezioniamo OK.