Capitolo 6: Correzione automatica  

La funzione di correzione automatica ci permette di definire una serie di parole o frasi che comunemente utilizziamo e che possono essere inserite nel documento evitando di digitarle ogni volta.

Per inserire una voce di correzione automatica nel documento basterà digitare l'abbreviazione o il nome che gli abbiamo precedentemente assegnato.

Ogni volta che digiteremo la sua abbreviazione nel documento, la parola o frase corrispondente la sostituirà automaticamente.

Di solito le voci di correzione automatica vengono utilizzate nelle lettere commerciali per inserire il nome della propria società, la frase di chiusura della lettera ed il proprio nome e titolo. La correzione automatica può correggere anche gli errori tipografici comuni.

Una voce per la correzione automatica può contenere sia testo normale che testo formattato.

Un modo per creare una voce per la correzione automatica consiste nel digitare prima il testo in sostituzione nel nostro documento aggiungendo qualsiasi formattazione desideriate includere, e quindi proseguire come segue:

  1.Selezioniamo il testo da inserire come voce per la correzione automatica.

  2.Selezioniamo Strumenti, Correzione automatica... La finestra di dialogo Correzione automatica verrà visualizzata mostrando il testo selezionato nella casella Con.

3.      Nella casella di testo Sostituisci digitiamo il nome o l'abbreviazione che vogliamo utilizzare come voce di correzione automatica: utilizziamo un nome corto che descriva la voce. Questo nome sarà quello che utilizzeremo in seguito quando vorremo inserire una voce di correzione automatica nel nostro documento.

4.      Selezioniamo l'opzione Testo normale se vogliamo che la voce di correzione automatica adotti le formattazioni del testo circostante. Se invece vogliamo che la voce di correzione automatica mantenga il suo formato originale quando viene inserita nel testo, selezioniamo Testo formattato.

5.      Facciamo clic sul pulsante Aggiungi.

Word inserisce automaticamente le voci della correzione automatica mentre digitiamo.

1.      Spostiamo il punto di inserimento nella posizione dove vogliamo che la voce venga inserita.

2.      Digitiamo il nome che abbiamo assegnato alla voce preceduto da uno spazio e seguito da un segno di punteggiatura o da uno spazio.

3.      La voce della correzione automatica corrispondente verrà inserita sostituendo il suo nome.

Possiamo regolare l'utilizzo della sostituzione immediata delle voci di correzione automatica selezionando Strumenti, Correzione automatica..., e poi attivare o disattivare la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione.

CONTROLLO ORTOGRAFICO DI UN DOCUMENTO

La funzione di controllo ortografico ci permette di verificare e correggere l'ortografia delle parole nel nostro documento. Word controlla le parole con un dizionario standard e ci informa quando incontra una parola non conosciuta. Possiamo decidere di ignorarla, cambiarla o aggiungerla al dizionario.

Per controllare l'ortografia di una parte del documento, selezioniamo il blocco di testo da controllare e  procedere come segue:

   1.Selezioniamo Strumenti, Controllo ortografia... Possiamo anche premere F7 oppure fare clic sul pulsante Controllo ortografia della barra degli strumenti. Word  inizia il controllo ortografico dal punto di inserimento.

2.      Se Word trova una parola che non è presente nel dizionario, questa viene evidenziata nel testo (sottolineatura con riga dentellata) ed appare anche nella finestra di dialogo Controllo ortografia.

3.      Nella finestra di dialogo Controllo ortografia la casella Non nel dizionario visualizza la parola che non è stata trovata nel dizionario.

Se il controllo ortografico trova delle parole in sostituzione, queste vengono elencate nel riquadro Suggerimenti. Nella finestra di dialogo avremo le seguenti possibilità:

1.      Per ignorare la parola evidenziata e continuare, selezioniamo Ignora.

2.      Per ignorare la parola evidenziata e qualsiasi altra sua occorrenza nel documento, selezioniamo Ignora tutto.

3.      Per cambiare la parola evidenziata, digitiamo la nuova parola nella casella Cambia in oppure selezioniamo la parola in sostituzione che desideriamo dal riquadro Suggerimenti. Selezioniamo Cambia (per modificare l'attuale occorrenza della parola) oppure Cambia tutto (per modificare tutte le occorrenze della parola nel documento).

4.      Per aggiungere la parola al dizionario, selezioniamo Aggiungi.

5.      Il controllo ortografico prosegue a controllare la parte restante del documento.

Quando Word termina il controllo, verrà visualizzato il relativo messaggio. Per uscire dal controllo ortografico in qualsiasi momento, facciamo clic sul pulsante Annulla della finestra di dialogo Controllo ortografia.

Oltre al metodo appena descritto, per controllare l'ortografia possiamo fare in modo che Word controlli ogni parola mentre la stiamo scrivendo. Qualsiasi parola non presente nel dizionario apparirà con una sottolineatura dentellata rossa. Per attivare o disattivare il controllo ortografico automatico, seguire questi passi:

  1.Selezioniamo Strumenti, Opzioni... per visualizzare la finestra di dialogo.

  2.Se è necessario, facciamo clic sulla scheda Ortografia e grammatica

  3.Attivare o disattivare la casella di controllo Controllo ortografico durante la digitazione.

4.      Facciamo clic su OK.

Per eliminare la sottolineatura ondulata, facciamo clic sulla parola con il pulsante destro del mouse. Word visualizzerà (Sinonimi) un menù di scelta rapida contenente suggerimenti per la parola (se ve ne sono) e numerosi comandi.

Le  possibili scelte sono:

·         Per sostituire la parola con una suggerita, facciamo clic sulla parola in sostituzione.

·         Per ignorare tutte le occorrenze della parola nella parte restante del documento, selezioniamo Ignora tutto.

·         Per aggiungere la parola al dizionario, selezioniamo Aggiungi.

·         Per avviare un controllo ortografico regolare, selezioniamo Controllo ortografia...

Il thesaurus ci fornisce i sinonimi ed i contrari delle parole presenti nel nostro documento. L'utilizzo del thesaurus può aiutarci ad evitare le ripetizioni e ad arricchire il nostro vocabolario. Per attivarlo, scegliere Lingua dal menù Strumenti e quindi Thesaurus.

Se il thesaurus trova uno o più significati per la parola, la finestra di dialogo visualizza il riquadro Sostituisci con sinonimo, il quale mostra i sinonimi per il significato corrente evidenziato della parola.

Se non vengono trovati significati, nel riquadro Significati appare la voce Parole correlate. Se questa voce viene selezionata la finestra di dialogo visualizza il riquadro Sostituisci con parola correlata.

Dalla finestra di dialogo Thesaurus possiamo eseguire numerose operazioni:

·         Per trovare dei sinonimi della parola evidenziata nel riquadro Sostituisci con sinonimo o Sostituisci con parola correlata (dipende da quale riquadro viene visualizzato), facciamo clic su Cerca.

·           Per trovare dei sinonimi di una parola presente nel riquadro di riepilogo Significati, selezioniamo la parola e facciamo clic sul pulsante Cerca.

·           Per alcune parole il thesaurus visualizza nel riquadro Significati il termine Contrari. Per visualizzare i contrari della parola selezionata, evidenziate il termine nel riquadro Con­trari e facciamo clic su Cerca.

·           Per sostituire la parola nel documento con la parola evidenziata nel riquadro Sostituisci con sinonimo o Sostituisci con parola correlata, facciamo clic su Sostituisci.

·           Per chiudere la finestra di dialogo Thesaurus senza aver modificato il documento, selezioniamo Annulla.