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E-Mail con Outlook Express

LA RUBRICA DI OUTLOOK EXPRESS

La Rubrica consente di registrare e memorizzare i dettagli dei contatti che possono essere utilizzati per inviare i messaggi, semplificando l'operazione di aggiunta degli indirizzi.

CREAZIONE DEI CONTATTI

La Rubrica fornisce un sistema completo di file per i dettagli dei contatti, con i campi per gli indirizzi di casa, ufficio e dettagli personali oltre alla possibilità di registrare date importanti, compleanni e anniversari. Outlook Express utilizza la Rubrica standard di Windows (alla quale si accede direttamente dal menù Accessori di Windows) per memorizzare i dettagli dei contatti. Se questa funzionalità è già stata utilizzata in Windows, i dettagli dei contatti saranno disponibili in Outlook Express. Perché sia di qualche utilità, un record deve includere l'indirizzo di posta elettronica e il nome, mentre le altre informazioni sono opzionali. Le istruzioni riportate presentano metodi diversi per creare nuovi contatti.

2) DALLA CASELLA POSTA IN ARRIVO

• Aprire la casella Posta in arrivo facendovi clic sopra nell'elenco delle cartelle oppure sulla barra di Outlook.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio della persona da aggiungere alla rubrica.
• Dal menù di scelta rapida scegliere Aggiungi il mittente alla Rubrica.
• L’indirizzo verrà aggiunto alla rubrica.

3) CON IL PANNELLO DEI CONTATTI

·         Il metodo manuale per l'aggiunta di un nuovo contatto. Dopo avere aperto il pannello dei contatti nella finestra di Outlook Express.

·         Nel pannello dei contatti fare clic su Contatti. Dal menù di scelta rapida scegliere Nuovo contatto.

·         Nella finestra Proprietà fare clic nel campo Indirizzi posta elettronica per digitare l'indirizzo della persona.

·         Se la persona dispone di più indirizzi, fare clic sul pulsante Aggiungi dopo avere inserito ciascun indirizzo. Completare gli altri dati in base alle informazioni a disposizione digitando le voci nei relativi campi.

·         Fare clic su OK dopo avere salvato i dettagli.

UTILIZZO DI GRUPPI DI INDIRIZZI

Se si dispone di più contatti a cui inviare regolarmente messaggi collettivamente, si potrebbe creare un gruppo di indirizzi. Questo tipo di operazione consente di inviare un messaggio a tutti i membri contemporaneamente, specificando solo il gruppo di indirizzi nel campo relativo nella finestra del messaggio In questo modo, non è necessario aggiungere ogni indirizzo singolarmente al messaggio e accertarsi, in particolare con gruppi di grandi dimensioni (Associazioni, gruppi sportivi, ecc.), che nessuno venga tralasciato. Seguire le istruzioni riportate, per creare un gruppo di indirizzi.

3) AGGIUNGERE MEMBRI

• Al termine della creazione di un gruppo, è necessario aggiungere i membri che possono essere contatti esistenti o persone i cui dettagli non sono ancora stati aggiunti alla Rubrica. e Fare clic su Seleziona per aggiungere un contatto al gruppo.
• Localizzare il contatto con le barre di scorrimento e fare clic sul nome per evidenziarlo.
• Fare clic su Seleziona per trasferire il contatto all'elenco dei membri del gruppo sulla destra.
• Ripetere la procedura per ogni membro del gruppo e fare clic su OK al termine.

4) UN NUOVO CONTATTO

• Nella finestra di dialogo Proprietà fare clic su Nuovo contatto.
• Seguire le istruzioni per aggiungere i membri al gruppo.
• Ripetere la procedura per ogni nuovo contatto che si desidera aggiungere al gruppo.

5) SALVARE  IL GRUPPO

• Dopo avere aggiunto tutti i contatti nuovi ed esistenti al gruppo, concludere e salvare le modifiche facendo clic su OK. Il gruppo appena creato sarà elencato nella Rubrica. I gruppi saranno visualizzati in grassetto.

MODIFICA E RIMOZIONE DI UN CONTATTO

Dopo avere creato i contatti ed impostato i gruppi di indirizzi, può essere necessario modificare alcuni dettagli contenuti nella Rubrica. Le modifiche possono includere l'aggiunta dei membri di un gruppo, la rimozione dei membri da un gruppo o la rimozione di vecchi contatti. Questa operazione può essere eseguita in Outlook Express o aprendo direttamente la Rubrica dal menù Accessori di Windows.

1) CAMBIARE GRUPPI E CONTATTI

• Fare clic su Rubrica sulla barra degli strumenti per aprire la Rubrica. 
• Selezionare il contatto od il gruppo per modificarne i dettagli. Il nome verrà evidenziato.
• Fare clic su Proprietà sulla barra degli strumenti della Rubrica per aprire la finestra di dialogo per un particolare contatto. Le modifiche possono essere effettuare facendo clic sulle schede per portarle in primo piano, eliminare i vecchi dettagli e immettere quelli nuovi nei campi prescelti.
• Al termine, scegliere OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà e per salvare le modifiche.

2) ELIMINARE I CONTATTI

• Eliminare un contatto od un gruppo con il pulsante destro del mouse. Sia che i contatti siano elencati nella Rubrica (a cui si accede dal pulsante Rubrica sulla barra degli strumenti) sia che si trovino nel pannello Contatti, si possono eliminare seguendo queste istruzioni:
• Fare clic con il pulsante destro del mouse per selezionare il contatto.
• Scegliere Elimina dal menù. Il contatto verrà rimosso dall'elenco.
• Confermare l'operazione facendo clic su Sì.

ORGANIZZARE LA RUBRICA

Per organizzare la Rubrica e trovare contatti e gruppi facilmente, si possono usare più metodi. Si può ordinare alfabeticamente l'elenco in base al primo o all'ultimo nome e all'indirizzo, oppure impostarlo in ordine crescente e decrescente.

L’ordine delle colonne può essere modificato per evidenziare le informazioni più importanti.

• Per ordinare i contatti per nome, indirizzo o numero di telefono, fare clic su una particolare intestazione nella parte superiore della colonna.
• Per passare dall'ordine crescente al decrescente, fare clic sull'intestazione della colonna.
• Per cambiare l'ordine delle colonne, trascinare l'intestazione selezionata nella posizione richiesta e rilasciare il pulsante del mouse.

INDIRIZZARE I MESSAGGI

La Rubrica memorizza tutti gli indirizzi di posta elettronica e dei gruppi impostati e le funzionalità incluse sono progettate per semplificare il processo di aggiunta degli indirizzi ai messaggi. Dopo avere composto il messaggio ed essere pronti per inserire gli indirizzi dei destinatari, la procedura è quasi terminata.

Per aggiungere uno degli indirizzi della Rubrica nel campo del messaggio pronto per essere inviato, seguire semplicemente le istruzioni riportate di seguito.

1) AGGIUNGERE GLI INDIRIZZI

• Fare clic sull'icona che raffigura un libro accanto al pulsante A: nella finestra del messaggio. Appare la finestra di dialogo Seleziona destinatari con un elenco di tutti i contatti della Rubrica.
• Nel riquadro sinistro fare clic sul nome della persona a cui inviare il messaggio. Il nome verrà evidenziato.
• Fare clic sul pulsante A:-> per aggiungere la persona o il gruppo all'elenco dei destinatari.
• Per aggiungere la persona o il gruppo al campo Cc, fare clic sul pulsante Cc:->.
• Ripetere le operazioni per ogni persona o gruppo a cui inviare il messaggio.